Optimiser les projets des clients pour un cabinet juridique

L’optimisation des projets clients pour un cabinet d’avocats exige rapidité, précision et confidentialité absolue. Dans cette étude de cas, un cabinet national a remplacé les courriels et les feuilles de calcul fragmentés par MigiHub. Les avocats, les assistants juridiques, les coordinateurs de planning, les financiers et les interprètes partagent désormais une vue unique des demandes, de la disponibilité, des détails de l’affaire, des approbations et de la facturation, réduisant ainsi les délais, éliminant les reprises et améliorant les résultats pour les clients.

Le défi des opérations juridiques

• Les dates des audiences et des dépositions changent rapidement ; les mises à jour manuelles entraînent des transferts manqués.
• Les références et les conflits d’intérêts doivent être vérifiés, enregistrés et contrôlables.
• Les documents privilégiés doivent faire l’objet d’un accès contrôlé, et non d’une boîte de réception ouverte à tous.
• La facturation doit correspondre à des codes de matières, des cartes de tarifs, des centres de coûts et des provisions.
• Les dirigeants ne disposent pas de données en temps réel sur le débit, les risques et les coûts.

Ce que cette entreprise voulait améliorer

• Confirmations plus rapides pour les audiences, les dépositions, les entretiens avec les clients et les actes notariés.
• Diminution des taux d’erreur sur le qui/où/quand, en particulier entre plusieurs bureaux.
• Traitement confidentiel des dossiers et des pièces à conviction avec accès traçable.
• Des feuilles de temps plus propres et ponctuelles et des factures codifiées.
• Visibilité claire de l’utilisation, des annulations et des coûts d’urgence.

Pourquoi MigiHub ?

• Une seule source de vérité : admission, calendriers, lieux, interprètes et statut.
• Programmation intelligente : filtrage en fonction des compétences linguistiques, des certifications, de la région, des vérifications de conflits.
• Portail des interprètes : disponibilité, acceptation/déclinaison mobile, reconnaissance de documents et de NDA, feuilles de temps.
• Des approbations qui avancent : des rappels et des escalades automatisés permettent de maintenir les choses sur la bonne voie.
• Analyses pour les dirigeants : utilisation, taux de remplissage, annulations, SLA/risque d’affluence.
• Sécurité dès la conception : SSO, accès basé sur les rôles, cryptage au repos, journaux d’audit, contrôles de conservation.

Optimisation des projets clients pour un cabinet juridique : Ce que nous avons mis en œuvre

• Formulaires d’accueil standardisés liés aux numéros de dossiers, aux noms des clients et aux délais.
• Flux de travail pour la vérification des références et des conflits d’intérêts avec pistes d’audit.
• Une correspondance intelligente pour les interprètes agréés par les tribunaux et les interprètes spécialisés.
• Logistique sur site et à distance (vidéo) avec génération de liens sécurisés et registres de présence.
• Approbation des feuilles de temps avec les codes matière, les cartes de taux, les heures supplémentaires et les dépenses.
• Les exportations vers la comptabilité ont permis de cartographier les clients, les affaires et les centres de coûts.
• Tableaux de bord pour les partenaires et les opérations : temps de confirmation, taux de remplissage, annulations, frais d’urgence et dépassement de budget.

Avant → Après : Changements mesurables

• Délai de confirmation des dépositions : de quelques heures à quelques minutes pendant les semaines de pointe.
• Frais d’urgence : réduits car la visibilité a permis de réaliser des missions plus tôt.
• Précision de la facturation : moins de litiges grâce à la validation des feuilles de temps et du codage des matières.
• Retravail : baisse significative grâce aux champs obligatoires et à la saisie des documents à l’arrivée.
• Visibilité des dirigeants : l’examen hebdomadaire des indicateurs de performance clés remplace le triage réactif.

Carte du flux de travail (de bout en bout)

1. Réception de l’affaire : champs standardisés (numéro de l’affaire, lieu, date limite, indicateurs de confidentialité, pièces à conviction).
2. Ordre de priorité : étiquettes pour l’audience, la déposition, la réunion avec le client, l’acte notarié ; urgence et lieu.
3. Programmation : filtres de surface pour l’interprète le mieux adapté ; des contrôles de conflit évitent la double réservation.
4. Confirmation : les parties prenantes sont informées ; les liens sécurisés et les détails du lieu sont joints à l’événement.
5. Livraison : suivi de la logistique sur site/à distance ; enregistrement des présences et des notes.
6. Feuilles de temps : les interprètes les soumettent sur mobile ; les approbations appliquent les règles de taux/OT/dépenses.
7. Transfert financier : exportations liées au client et à l’affaire ; clôture plus rapide de la fin du mois.

Collaboration rôle par rôle

Avocats et parajuristes

• Soumettre des demandes avec le contexte de la question et les pièces à conviction ; suivre l’état d’avancement en direct.
• Recevoir des confirmations et des rappels ; moins d’embrouilles de dernière minute.

Coordinateur de l’ordonnancement

• Affiche la file d’attente complète, la disponibilité et les informations d’identification ; confirme en quelques minutes.
• Utilise la diffusion pour la couverture urgente ; la détection des conflits bloque les chevauchements.

Finance

• Obtenir des feuilles de temps et des dépenses approuvées et codifiées.
• Exportations nettes vers la comptabilité ; moins de corrections et de radiations.

Interprètes

• Gérer les disponibilités et les documents ; accepter sur mobile.
• Soumettre des feuilles de temps exactes avec les détails de l’affaire et du lieu.

Conformité et confidentialité

Le SSO et les rôles de moindre privilège protègent les documents privilégiés. Le chiffrement au repos, les journaux d’audit et les politiques de conservation soutiennent des opérations défendables. L’accès aux pièces à conviction et aux notes fait l’objet d’un suivi ; les accords de confidentialité sont stockés avec les affectations. Pour des conseils sur l’accessibilité et la confidentialité, voir les ressources WCAG et GDPR.

Enseignements tirés

• La visibilité l’emporte sur la vitesse : lorsque les files d’attente et la propriété sont claires, la vitesse suit.
• La standardisation de l’accueil évite les retouches : moins de litiges et moins de retards.
• Alertes proactives > rapports post hoc : les délais et les approbations sont respectés.
• Une plateforme unique crée la confiance : les avocats, les clients et les fournisseurs s’alignent.

Les résultats que vous pouvez attendre

• Des confirmations plus rapides pour les événements juridiques urgents.
• Moins d’erreurs sur le lieu, le calendrier et les accréditations.
• Des feuilles de temps précises et ponctuelles et des factures codifiées.
• Moins de frais d’urgence et moins de radiations.
• Des indicateurs de performance en temps réel pour les partenaires et les opérations.

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FAQ

Pouvons-nous mettre en œuvre des vérifications de références et de conflits d’intérêts ?

Oui. Configurez les exigences en matière d’accréditation, les attestations COI et les approbations avec des pistes d’audit complètes.

MigiHub prend-il en charge les dépositions et les auditions à distance ?

Oui. Créez des liens vidéo sécurisés, joignez des pièces à conviction, enregistrez les présences et gardez tout ce qui est lié à l’affaire.

La facturation correspondra-t-elle à nos codes matière et à nos cartes tarifaires ?

Absolument. Les feuilles de temps et les dépenses sont approuvées par rapport aux codes de matière, aux cartes de taux et aux centres de coûts, puis exportées vers la comptabilité.